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第34周《誠益人》|如何做好質量管理體系的內審員工作——經營管理中心 張學菊

點擊量:4862發表時間:2021-08-30 15:35:59

如何做好質量管理體系的內審員工作


我們公司每年都要進行1-2次的內部審核,以維護質量體系持續正常運行,內部審核的正常開展,促進體系的有效運行。


對于內審員的工作發表一點看法:

一、在內審中一般存在的問題,主要有:

1、內審員現場審核記錄不詳細,所開具的不符合項沒有真正反映事實,或描述不清,造成不符合項整改對象不明。

2、內審準備不充分。審核檢查表可操作性差,審核時沒有目的性,檢查樣本隨意性,缺乏代表性;內審員對程序文件的內容及現場情況了解不夠,對審核部門所涉及到的條款和文件未吃透,查出的問題多浮于表面,未能指出要害,僅就表面問題的采取措施進行改進,不利于質量體系水平有質的提升。

3、對質量體系內部審核認識不夠。受審核部門未將審核當作一種質量改進的機會,而是認為查出問題會影響本單位的榮譽,不愿意暴露,耽誤生產時間,審核時不積極配合,導致審核員掌握第一手資料不足,審核難以深入。

4、有的部門平時不按標準執行,審核時臨時補記錄應付檢查,臨時規劃區域等。

5、審核員責任心不強,審核時走過場,流于形式,走樣子。


二、對照體系文件要求,影響內部審核質量的因素主要有以下幾方面:

1、最高管理者重視的程度;

2、管理者代表的作用;

3、審核策劃的充分性;

4、審核方案的適宜性;

5、審核組長的選擇;

6、審核組成員對標準的理解程度和審核經驗;

7、對不符合項采取糾正措施的有效性;

8、對不合格追蹤、驗證的準確性。

除第一條以外,其它各條都與內部審核員直接有關,由此分析,加強內部審核員隊伍建設,提高審核員素質是提高內審質量最直接有效的途徑之一。



三、優秀內審員應具備以下能力:

1)工作經歷

作為一名優秀的內審員,專業審核機構是如下定義的:內審員應對于公司的設計開發、工藝技術、品質管理三大方面必須了解,最好是有這些方面的工作經歷,這是一個公司的核心所在。作為公司的最高管理層如果能認識到這一點,在培養內審員方面有意識的加以引導,使之從事這些崗位工作具備一定的工作經驗,然后再從中選拔有交流表達能力、思維清晰邏輯嚴謹和正直的精英骨干人員進行培訓,任用其成為質量管理體系內部審核員(即內審員)才是明智之舉。

當然我們公司的內審員都是對我們的流程熟悉,且了解的,再者由內審員專業知識培訓的加持,工作經歷是能夠滿足需要的。

2)能力和專業知識

(1)要關注國家標準、行業標準或其他要求在本行業的應用情況 

內審員熟悉國家標準、行業標準或其他要求才能準確把握產品的設計、生產、驗收實施標準的要求,在審核中就可以查看整個產品實現過程是否偏離產品質量保證的策劃、實施過程是否合規合理。

(2)要關注產品生產工藝、設備或檢測方法和檢測點的變化 

產品生產工藝、設備或檢測方法和檢測點的變化往往會帶來控制參數或條件的變化。如事先策劃和驗證不充分,往往會引起質量的波動。以此為著眼點,往往能起到審核質量管理體系的執行能力的作用,也能起到驗證產品質量及其一致性、實現產品質量持續改善的工作效果和管理能力。

(3)要關注特殊過程控制的有效性 

特殊過程的確認是質量管理體系的7.5條款“生產和服務的提供”非常重要的一個環節,特殊過程控制的水平不僅是對產品質量的重要反映,也是公司質量控制能力的重要反映。特殊過程是否被識別,是否進行了確認和控制也常常作為內審的重點。

(4)要關注質量風險的把控情況 

審核說到底就是一種風險把控。從質量風險是否進行了識別和有效控制方面,對于發現的事實,看是否可能造成對體系運行的失效或對產品質量的影響。

(5)要關注以往審核問題的整改情況 

對上次內部或外部審核提出的問題在審核時宜進行必要的跟蹤,要仔細審查審核發現所采取的糾正措施,判斷其是否能夠降低或減少質量成本,是否能促進公司利潤目標的實現。對帶有普遍性的問題,要看是否進行了系統分析、識別產生的原因,并驗證改進措施的有效執行和實現的增值效果。要對照問題的解決,查看質量管理體系文件是否完善規范性、適宜性的修訂。

3)掌握方法

(1)學會總結反思,持續學習

隨著時代發展、科技進步和標準要求的不斷提高,作為一個最初被認為是合格的內審員如果不追求自身素質的持續提高,就很難滿足質量管理PDCA循環、不斷提高的要求。 

每次審核結束,要進行回頭望,對內審的全過程進行分析和研究,對內審各個階段的工作進行評價和查找不足,內審技巧多是在審核中提高的。

(2)學會把握重點,抓大放小

內審員審核時要做到層次分明,把握審核重點,不要糾纏于過細的情節,心中要有一條主線,對關鍵問題要進行重點關注,避免走馬觀花,泛泛而談。

審核時多進行開放式提問,對問題點進行充分溝通,除了印證符合性外,也尋求體系完善的輸入來源。對于受審核的文件,只要其運作和控制思路清楚就可以了,不要摳字眼,找毛病,關鍵看是否寫清所控制的要求和控制方法。

(3)學會切合實際,查看現場

內部審核是在以不影響公司正常經營情況下的一項活動,要本著為公司服務的宗旨,依據公司實際情況策劃集中式或者滾動式內審,審核要選擇有針對性的內容,計劃可以隨時調整,薄弱環節能夠及時增加審核頻次,不符合項的跟蹤驗證能夠成為日常的例行工作,持續改進也能自然地成為長效機制,員工就會思想上重視按體系文件要求照章操作了。

現場審核是否到位直接影響到審核結果的準確性,著重要把握好以下幾個原則:善觀察、抓線索;輕表面、重實質;重證據,輕口信。

(4)通過對關鍵過程的查看,綜合與全面評價過程的受控狀態:

① 首先工藝要求是什么。(通過作業指導書、QC工程表、圖紙、樣品等,評價其現行有效性、適宜性,以及修改的符合性。)

②其次查看否按工藝要求實施(觀察操作情況,及所用設備、工裝治具、量具、測量系統是否與工藝要求一致。)

③查看是否執行首件檢驗。(首件樣、首件檢驗記錄)

④檢查設備儀表等、測量系統的維護保養、校準鑒定,以及操作者的上崗資格與能力情況。

⑤檢查產品狀態、標識管理,產品防護。

⑥最后查看不合格品控制是否滿足該過程的產品符合性、是否進行了持續改進。

幸運的是我們公司總經理是比較支持質量管理體系工作,管理者代表也是盡心盡力在履行其職責,我們也擁有一個以各部門高層參與的優秀內審員團隊。大家都在質量體系中盡自己的一份力量,這樣的公司何談不會持續發展呢?


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